Firmların Dış ticaret Stratejilerinde Görülen 6 Hata - Zurich Global Denetim ve Danışmanlık LTD

Dış ticaret firmalarının ithalat ve ihracat işlemlerine ilişkin formalitelerin yerine getirilmesinde gümrük müşavirliği firmaları ile birlikte çalışmalarına rağmen, bu alandaki iş süreçlerinde çok sayıda ciddi hataya rastlanılmaktadır. Söz konusu hatalar, dış ticaret ekiplerinin formalitelerin yerine getirilmesi sırasında çok fazla yorulmasına, ciddi idari yaptırımlara, işlem sürelerinin ve maliyetlerinin gereksiz yere artmasına sebep olmaktadır. Firmaların dış ticaret stratejilerinde yaygın olarak görülen 6 hataya aşağıda yer verilmiştir. Dış ticaret formalitelerinin akışkan bir şekilde, minimum sürelerde ve maliyetlerde ve aynı zamanda kamu idareleriyle herhangi bir sorun yaşanmadan gerçekleştirilmesi, söz konusu hatalardan kaçınılması halinde mümkün olabilir.

1) Dış ticaret ve gümrük alanları, stratejik alanlar olarak kabul edilmemektedir

Dış ticaret firmalarının önemli bir kısmı gümrük ve dış ticaret alanlarını sadece operasyonel önemde değerlendirmektedir. Oysa ki, düzenli ithalat ve ihracat yapan firmalar için dış ticaret ve gümrük formaliteleri, faaliyetlerinin merkezinde yer almaktadır. Bu sebeple, formalitelerin sorunsuz bir şekilde yerine getirilmesi, işlemlerin en kısa sürede ve maliyetlerle realize edilmesi, prosedürlerin akışkan bir şekilde ve kamu idareleriyle hiçbir sorun yaşanmadan gerçekleştirilmesi için her şeyden önce bu alanlar firmaların organizasyon yapıları ve işleyişlerinde stratejik düzeyde görülmelidir.

2) Yeterli bir çalışma kapasitesi tahsis edilmemektedir

Dış ticaret ve gümrük işlemlerinden sorumlu birimin, sıklıkla firmaların organizasyon yapıları içinde üst sırada yer almadığı gözlemlenmektedir. Buna ilaveten, bu birimlerde personel sayısı da yetersiz kalmaktadır. Buna bağlı olarak dış ticaret formaliteleri firmanın bu alanda sorumlu ekiplerini çok fazla yormakta, çok sayıda ciddi hatalar yapılmakta ve dış ticaret formaliteleri ile ilgili olarak asla tam hakimiyet sağlanamamaktadır.

3) İş süreçleri düzenli olarak gözden geçirilerek iyileştirilmemektedir

Dış ticaret ve gümrük alanının son derece karmaşık ve dinamik bir alan olması sebebiyle, bu alandaki iş süreçlerinin belirli periyotlarla gözden geçirilmesi çok önemli bir zorunluluktur. Buna rağmen, dış ticaret firmaları sıklıkla bunu ihmal etmektedir. Bunun sonucunda formalitelere ilişkin çok sayıda kronik sorun yıllarca varlığını sürdürmekte, bu alandaki iş süreçleri hantal ve yorucu kalmaktadır. Çalışma yöntemlerinin daha kaliteli ve etkin hale getirilmesi için, başta dış ticaret departmanı ve gümrük müşavirliği firması çalışanları olmak üzere, finans, muhasebe, lojistik vs. yetkilileri tarafından iş süreçleri mutlaka düzenli olarak analiz edilerek iyileştirilmeli ve mükemmelleştirilmelidir.

4) Gümrük müşavirliği firmaları ile yakın bir işbirliği içinde çalışılmamaktadır

Dış ticaret departmanları ile gümrük müşavirliği çalışanları rutin operasyonel faaliyetlerde yoğun olarak birlikte çalışmalarına rağmen, her ikisi arasında güçlü bir işbirliğinden söz etmek mümkün değildir. Bunun sonucunda, formalitelerin yerine getirilmesinde ve vergilerin ödenmesinde gereksiz yere çok fazla hata yapılmaktadır. Her şeyden önce karşılıklı talep ve beklentiler tam olarak karşılanmamaktadır. İthalat ve ihracatişlemlerinin sağlıklı birşekilde ve yorucu olmadan realizasyonu dış ticaret firması ile gümrük müşavirliği firması arasında güçlü bir işbirliği olmasına bağlıdır.

5) Dış ticaret ve gümrük mevzuatı ile ilgili düzenli eğitimler alınmamaktadır

İthalatçı ve ihracatçı firmaların, dış ticaret ve gümrük formalitelerine ilişkin süreçlere hakim olabilmeleri için mutlaka düzenli eğitim almaları gerekmektedir. Bu konuda da dış ticaret firmalarının yaygın bir şekilde konuyu ihmal ettiği görülmektedir. Firmaların her yıl bu alandaki eğitim ihtiyaçlarını, eğitimi sağlayacak kişilerle birlikte tespit ederek, ilgili personellerine söz konusu eğitimlerin verilmesini sağlamaları son derece faydalı olacaktır. Eğitim konuları firmanın faaliyet konusu, yaşanan mevzuat değişiklikleri, risk teşkil eden konular, vs. dikkate alınarak belirlenmelidir.

6) Yeterli bir iç kontrol kapasitesi oluşturulmamıştır

Dış ticaret firmaları gümrük formalitelerinin mevzuata uygunluğu konusunda güçlü bir iç kontrol kapasitesinin zorunlu olduğundan tamamen habersiz gibi davranmaktadır. Oysa ki, ithalat ve ihracat işlemleri mutlaka firma bünyesindeki iç kontrol birimi veya ekibi tarafından iç kontrole tabi tutulmalıdır. Risklerin ortaya konulması ve ciddi usulsüzlüklerin engellenmesi için, özellikle büyük ölçekli dış ticaret firmalarının işlemlerinin denetiminin (iç kontrol) yıl boyunca sistematik olarak gerçekleştirmeleri gerekmektedir. Yetkilendirilmiş Yükümlü mevzuatı, küresel ölçekte, sertifika sahibi firmaların dış ticaret formalitelerini iç kontrole tabi tutulmasını zorunlu kılmaktadır.

Yazar:

Oğuzhan Orhan
Zurich Global YGM, Denetim & Danışmanlık
Genel Müdür